Hochzeitsplanung: In 3 Schritten zur Gästeliste für die Hochzeit

“Wen laden wir zu unserer Hochzeit ein?”

Diese Frage stellen sich Brautpaare relativ bald nach ihrer Verlobung. Damit stehen sie oft vor einer großen Herausforderung, denn die Frage nach der Gästeliste für die Hochzeit wirft noch viele weitere Fragen auf, wie jene nach dem Budget, der Location und den Vorstellungen der Familien. 

Wollen wir eine große oder kleine Hochzeit? Muss die entfernte Tante Gertrud wirklich eingeladen werden und bekommen alle Kollegen eine Einladung? Und wie sieht es mit den Singles, Kindern und unbekannten Begleitungen auf der Hochzeit aus?

All diese Fragen sollte sich das Brautpaar direkt zu Beginn der Hochzeitsplanung stellen, denn von der Gästeliste hängen alle weiteren Schritte bei der Planung der Hochzeit ab.

Wie Sie in nur 3 Schritten eine Gästeliste für Ihre Hochzeit erstellen, dabei eine gute Auswahl treffen und welche Rolle die Wünsche Ihres Umfelds dabei spielen, verrät Ihnen dieser Beitrag.

Die Planung der Hochzeit: Gästeliste und Budget

Bestimmt das Budget die Gästeliste Ihrer Hochzeit oder entscheidet die Gästeliste über die Höhe Ihres Budgets? Diese Frage entpuppt sich als wahres Henne-Ei-Problem. Oder richtet sich ohnehin alles nach der Hochzeitslocation?

Ihr Budget setzt den Rahmen, wie lange die Gästeliste maximal sein darf. Das Hochzeitsbudget lässt sich bei einer längeren Gästeliste zwar anpassen, dennoch kann im Schnitt mit 60-120€ pro Kopf gerechnet werden. 

Für manche Paare steht die Traumlocation absolut im Vordergrund, sodass sie ihre Gästeliste an die Größe der Location anpassen. Selbstverständlich ist auch das ein legitimes Vorgehen, jedoch deutlich komplizierter und unflexibler, wie sich im Laufe des Beitrags herausstellen wird. 

Ist Ihnen vor allem wichtig, den Tag mit ganz bestimmten oder möglichst vielen Menschen zu teilen, so sollte die Gästeliste die Grundlage Ihrer weiteren Planung sein. So richtet sich jedes weitere Detail Ihrer Traumhochzeit nach der Gästezahl.

Unsere Empfehlung: Fangen Sie bei der Planung Ihrer Hochzeit also in jedem Fall mit der Gästeliste an. Erstellen Sie einen ersten Entwurf der Gästeliste gleich zu Beginn, damit Sie realistisch budgetieren können. Die Gästeliste für Ihre Hochzeit stellt den ersten Ausgangspunkt für alle Ihre weiteren Schritte, von der Suche nach einer geeigneten Location bis zur Menüwahl, dar.

Hochzeit: Wen einladen?

Grob gesagt lassen sich Ihre Hochzeitsgäste in folgende sechs Gruppen unterteilen: 

1.Ihre Familie

2.Die Familie Ihres Partners

3.Ihre Freunde

4.Die Freunde Ihres Partners

5.Gemeinsame Freunde

6.Andere Gäste (Kollegen, Freunde der Eltern etc.)

Wenn Sie also gemeinsam die Gästeliste für Ihre Hochzeit erstellen, achten Sie unbedingt auf Fairness. Die Verhältnisse sollten unbedingt gerecht sein. Ein Beispiel: Stammen Sie aus einer Großfamilie und Ihr Partner aus einer kleinen Familie, gestatten Sie es ihm mehr Freunde und Bekannte einzuladen, damit die Verhältnisse fair bleiben. 

Die Wahl der Hochzeitsgäste: Wollen versus sollen

Sollen Sie die entfernte und fast unbekannte Tante Gertrud wirklich einladen, weil Ihre Mutter dies wünscht und inwieweit ist es eine gute Idee, Ihre Arbeitskollegen einzuladen? Und was ist mit dem Paar, auf deren Hochzeit Sie vor einiger Zeit waren, von denen Sie aber seitdem nichts gehört haben?

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass manche Hochzeiten größer sind als andere und die Vorlieben bezüglich der Gästeanzahl- und Auswahl sehr variieren. Einige laden nur den engsten Kreis ein, wieder andere möchten an diesem Tag am liebsten jedes bekannte Gesicht sehen. 

Entfernte Verwandte sind oft ein heikles Thema. Fakt ist: Das ist Ihr großer Tag und Sie beide entscheiden, wen Sie bei Ihrer Hochzeit um sich haben wollen.

Auf der anderen Seite ist dies aber auch für Ihre Eltern ein ganz besonderer Tag. Ob Sie also darauf verzichten Tante Gertrud einzuladen, sollten Sie eventuell abwägen, wenn es Ihren Eltern wirklich so wichtig ist. Zu einer Einladung Ihrer Arbeitskollgen oder eines anderen Paars, das Sie zuvor auf Ihre Hochzeit eingeladen hatte, verpflichtet Sie aber gar nichts.

An dieser Stelle lohnt es sich oft frühzeitig mit den entsprechenden Personen in einen Dialog zu treten und eventuell ein Alternativtreffen, wie einen Polterabend oder ein besonderes Dinner, anzubieten. 

Gästeliste: Kinder, Singles und fremde Partner 

Der Umgang mit Kindern, Singles, und Gästen mit Partnern, die das Brautpaar nicht kennt, sorgt oftmals für Diskussionen.

Natürlich entscheiden Braut und Bräutigam selbst, mit wem sie Ihre Hochzeit feiern möchten. Ob nun Kinder dabei sein sollen, es diesbezüglich Altersgrenzen gibt und inwieweit eine unbekannte Plus 1 erwünscht ist, bleibt jedem Brautpaar selbst überlassen. Hier gibt es grundsätzlich kein richtig oder falsch.

Jeder Single freut sich, wenn er oder sie die Möglichkeit bekommt, nicht alleine erscheinen zu müssen. Ein Zwang, jemanden mitzubringen sollte jedoch nicht bestehen. Eine beliebte Vorgehensweise stellt bei diesem Thema ein Singletisch dar, an dem alle Gäste sitzen, die ohne Begleitung kommen.

Richtig ist, was dem Brautpaar gefällt. Wichtig ist, dass für alle Gäste dieselben Regeln gelten (ggf. mit Ausnahme der engsten Familie) und diese fair und nachvollziehbar für alle Beteiligten sind. 

Planung der Hochzeit: Gästeliste erstellen in 3 Schritten

Schritt 1: Legen Sie eine entsprechende Tabelle an

Behalten Sie von Anfang an den Überblick, indem Sie eine Excel- oder Word-Tabelle für Ihre Hochzeitsgäste anlegen. Darin sollten nicht nur Name, Adresse und Telefonnummern vorhanden sein sondern auch eine Zuweisung, zu wem dieser Gast gehört (zu Ihnen, Ihrem Partner oder Ihnen beiden) und Besonderheiten wie Lebensmittelunverträglichkeiten und Ernährungsstile (z.B. vegan oder vegetarisch). Nach der Hochzeit können Sie in dieser Liste auch notieren, wer Ihnen welches Hochzeitsgeschenk übermittelt hat, damit Ihnen die Danksagung leichter fällt.

Schritt 2: Brainstorming - Schreiben Sie alle potenziellen Hochzeitsgäste auf, die Ihnen einfallen

Bei dieser ersten Version Ihrer Gästeliste werden Ihnen absolut keine Grenzen gesetzt. Schreiben Sie alle Gäste auf, die Sie und Ihr Partner gerne bei Ihrer Hochzeit dabei hätten oder dabei haben sollten. Dazu zählen auch die Personen, die Ihre Eltern empfehlen, wie Tante Gertrud. Sollten alle Beteiligten mit dieser Liste bereits zufrieden sein, die Gäste mit Ihrer maximalen Personenzahl übereinstimmen und auch zu Ihrem Budget passen, können Sie sich an dieser Stelle schon Gedanken um die Einladungen machen - und gehören einer Minderheit an. 

Für alle anderen geht es mit dem folgenden Schritt erst richtig los.

Schritt 3: Eine engere Auswahl für die Gästeliste treffen

Um den Rahmen nicht zu sprengen, gilt es, eine engere Auswahl zu treffen und einige Personen von der Liste zu streichen. 

Am einfachsten gelingt dies, indem jeder Gast einer Kategorie zugewiesen wird: 

●Kategorie 1: Diese Person wollen wir unbedingt einladen 

●Kategorie 2: Diese Person wollen wir vielleicht einladen

●Kategorie 3: Hier können wir auf eine Einladung verzichten

Nachdem alle Personen einer Kategorie zugewiesen sind, wird Ihr Blick bereits klarer. Personen der Kategorie 1 kommen direkt auf die Gästeliste, Personen der Kategorie 3 können meist sofort gestrichen werden und jene der Kategorie 2 rutschen im Laufe der Zeit automatisch auf die eine oder andere Position. 

Tipp: Ein ausgedehnter Sektempfang, Polterabend oder Junggesellinnenabschied eignet sich sehr gut für Personen, die man nicht zur Hochzeitsfeier selbst einladen kann oder möchte. Auf diese Weise können Sie mit Ihrem erweiterten Freundeskreis feiern, ohne, dass der Rahmen Ihrer Hochzeitsfeier gesprengt wird und sich jemand ausgeschlossen fühlt. 

Liegt die finale Gästeliste für Ihre Hochzeit nun vor, steht dem Versenden Ihrer Einladungen nichts mehr im Wege! Damit steht jedoch noch nicht fest, wer wirklich zu Ihrer Hochzeit kommen wird. 

Gästeliste: Absagen einkalkulieren 

Wie bei allen Festlichkeiten gehören auch bei Hochzeiten Absagen dazu. Die Rate an Absagen bei Hochzeiten liegt im Durchschnitt bei 10-20%. Dementsprechend mehr Personen können Sie also im Vorfeld einladen. 

Wie hoch die Anzahl der Absagen tatsächlich sein wird, hängt jedoch nicht nur vom Zufall ab: Liegt das Datum Ihrer Hochzeit in den Sommerferien, rund um Weihnachten und Silvester oder findet Ihre Hochzeit relativ kurzfristig statt, so erhöht sich die Zahl der Absagen sehr wahrscheinlich. Dasselbe gilt ebenso für den Ort Ihrer Trauung. Eine Hochzeit im Nachbarort ist für die wenigsten Gäste ein Problem. Ein Fest in Süditalien wird Ihre Gästeanzahl jedoch schrumpfen lassen. 

Wenn Sie trotz Absagen eine gewisse Gästeanzahl beibehalten möchten, empfiehlt es sich, bestimmte Kandidaten der Kategorie 2 oder 3 auch noch einzuladen oder die Regeln bei der Einladung (zum Beispiel Altersgrenze bei Kindern oder eine begrenzte Plus 1 Regelung) zu lockern.

Ihrer Gästeliste für die Hochzeit steht nun nichts mehr im Wege! 

Sind Sie noch auf der Suche nach einer ganz besonderen Möglichkeit, wie Sie sich auch später noch an die schönsten Momente Ihres großen Tages erinnern können? Lassen Sie sich von unseren Gästebüchern inspirieren und geben Sie den Gästen auf Ihrer Hochzeit die Möglichkeit, sich dauerhaft und persönlich zu verewigen.