Checkliste für die Hochzeitsplanung – nichts vergessen!

I. Fundament & Vision – der entspannte Start in eure Planung (12–18 bis 9 Monate)

Stellt euch den ersten Planungstag vor: ein leerer Tisch, zwei Tassen Kaffee, ein paar Lieblingsstifte und dieser Gedanke – „Wir machen das zu unserem Tag.“ Genau hier beginnt eine gute Checkliste. Nicht mit hundert To-dos, sondern mit Klarheit. In diesem ersten Abschnitt legen wir das Fundament: Stil, Budget, grobe Timeline, die wichtigsten Buchungen und die Dinge, die euch unterwegs Nerven sparen. Ziel: Ihr habt einen roten Faden, der trägt, selbst wenn es mal stürmisch wird.

Vision & Prioritäten: drei Wörter, die alles leichter machen

Bevor ihr recherchiert, formuliert eure Vision in drei Wörtern. Hell, elegant, modern? Oder warm, natürlich, verspielt? Diese Mini-Definition hilft bei jeder späteren Entscheidung – Location, Papeterie, Floristik, Kleidung, Fotos. Ergänzt dazu eure Top-3-Prioritäten (z. B. „gute Musik“, „starke Fotos“, „gemütliches Essen“). Wo eure Priorität liegt, dort sitzt auch euer Budget-Schwerpunkt – und eure Energie. So wird die Checkliste zum Navigator statt zur Last.

Budget & Puffer: Zahlen, die euch schützen

Legt einen Rahmen fest und plant direkt einen Puffer von 5–10 % ein. Preise können schwanken, neue Ideen kommen dazu, Lieferzeiten verlängern sich. Ein sauber geführtes Sheet (mit Fälligkeitsdaten, Anzahlungen, Restbeträgen) bewahrt euch vor Überraschungen. Notiert dazu, welche Dinge ihr selbst erledigen wollt und wofür ihr Profis bucht – das verhindert Doppelausgaben und spart Zeit.

Gästeliste & Datum: der Rahmen für alles Weitere

Startet mit einer Größenordnung (zum Beispiel 60–80 Gäste) statt mit finalen Zusagen. Diese Range reicht, um Locations sinnvoll zu besichtigen, Catering-Angebote zu vergleichen und das Budget realistisch aufzuteilen. Bei der Datumswahl lohnt der Blick auf Feiertage, Ferien, Großevents in eurer Region und – ganz pragmatisch – auf die Verfügbarkeit eurer Wunschdienstleister.

Location finden: Licht, Wege, Akustik – die Profi-Kriterien

Bei Besichtigungen schaut ihr über die Postkartenansicht hinaus. Prüft Licht (Fenster, Schattenplätze, Außenbereiche), Wege (barrierefrei, kurze Distanzen), Akustik (Hall, Nebengeräusche), Sperrstunde, Brandschutz (Kerzen ja/nein), Parkplätze, Hotelnähe oder Shuttle-Optionen. Ein sauberer Plan B bei Regen (überdachte Arkaden, Wintergarten, großzügige Fensterfronten) ist Gold wert. Mit eurer Location legt ihr die Wohlfühlbasis für Gäste – und für starke Fotos.

Die ersten Buchungen: was wirklich früh weg ist

Verfügbarkeiten sind der Taktgeber. Fixiert rechtzeitig Location und Trauungstermin, danach Fotograf, Musik (DJ oder Band) und – wenn gewünscht – freie Redner. Diese Bausteine prägen Atmosphäre und Zeitplan am stärksten. Parallel lohnt sich die frühzeitige Planung rund um Brautkleid, Anzug und Lieferzeiten für Schuhe und Accessoires, damit spätere Anpassungen entspannt möglich sind. Für Inspiration und praktische Guides stöbert gern im Magazin: Hochzeitsblog.

Rechtliches & Formalitäten: entspannt organisiert

Klingt trocken, schafft Ruhe: Prüft früh die Unterlagen fürs Standesamt (Personalausweise/Reisepässe, beglaubigte Geburtsurkunden, ggf. Ehefähigkeitszeugnis). Für kirchliche oder freie Trauungen klärt ihr Anforderungen, Fristen, Locations. Wer Dienstleisterverträge schließt, sichert sich Kopien, Fälligkeiten und AGB. Eine Checkliste in eurer Cloud (mit Erinnerungen) hält euch sauber auf Kurs.

Save-the-Date, Papeterie & Kommunikation

Sobald Location und Datum stehen, versendet ihr Save-the-Dates. Spart euch Doppelfragen, indem ihr direkt QR-Codes zu Google-Maps, Parkflächen, Dresscode oder Unterkunftsoptionen einbindet. Ein späterer Einladungslauf wird so schlanker. Achtet dabei auf euren Stil: Farben und Typografie eurer Papeterie tragen später das ganze Design – vom Menü bis zum Sitzplan.

Kleidung & Accessoires: zeitlich planen, entspannt genießen

Viele Brautkleider und Anzüge haben Lieferzeiten. Plant mehrere Anproben und Puffer für Änderungen ein. Für den Tragekomfort sind Schuhe ein unterschätzter Faktor: rechtzeitig einlaufen, Gelpads einplanen, abends in bequeme Flats wechseln. Eine kuratierte Auswahl und viele Tipps findet ihr hier: Brautschuhe. Und falls ihr die Schuhe nach der Hochzeit weiter tragen möchtet: Unser Service färbt sie in eure Wunschfarbe – nachhaltig und stilvoll: Färbeservice.

Master-Checkliste – Phase 1 (12–18 bis 9 Monate)

• Vision (3 Wörter) und Top-3-Prioritäten definieren
• Budgetrahmen + 5–10 % Puffer & Tracking-Sheet anlegen
• Gästeliste grob (Range) & Wunschtermin(e)
• Location shortlist + Besichtigungen (Plan B bei Regen, Parken, Akustik, Barrierefreiheit)
• Standesamt/Kirche/freie Trauung – Fristen & Unterlagen prüfen
• Fotograf, DJ/Band, Redner früh anfragen & buchen
• Save-the-Date (mit QR-Codes zu Anfahrt & Infos)
• Kleid/Anzug planen (Lieferzeiten, Änderungen), Schuhe/Accessoires grob wählen
• Verträge/AGB sichern, Fälligkeiten & Anzahlungen notieren
• One-Pager-Struktur denken (Zeiten, Orte, Ansprechpartner)

II. Aufbau & Feinschliff – aus Ideen wird euer Tag (9 bis 2 Monate)

Jetzt wird aus der Basis ein echter Plan: Einladungen, Deko- und Floristikkonzept, Menü, Musiklisten, Fotoabläufe, Sitzordnung, Logistik. Dieser Abschnitt sorgt dafür, dass am Tag X alles fließt – weil ihr rechtzeitig das Richtige entscheidet und noch genug Puffer bleibt, um Besonderes einzubauen.

Einladungen & Gästekommunikation: Antworten, die alles klären

Versendet Einladungen mit allen Essentials, die Rückfragen vermeiden: Uhrzeiten (mit leichten Puffern), genaue Adressen, Park- und Eingangs-Hinweise, Dresscode, Kontakt einer Ansprechperson für Anreisefragen. Ein QR-Link zur Hochzeitswebsite oder einem Info-Dokument bündelt alles auf dem Handy. Wer auswärts schläft, freut sich über Hotelvorschläge oder einen Shuttleservice.

Floristik & Dekoration: schön, stimmig und stressfrei

Euer Stil leitet die Auswahl: matte Texturen für eine ruhige Optik, glänzende Akzente für Glamour, saisonale Blumen für Frische und Budgettreue. Denkt an Hitzetauglichkeit (Sommer) oder Kälteresistenz (Frühjahr/Herbst) und an Reservevasen für Sträuße während des Essens. Ein stringentes Farbkonzept lässt die Bilder hochwertig wirken – und hält die Entscheidungsliste kurz.

Menü & Getränke: Timing, Allergien, Signature Drinks

Bei der Menüprobe achtet ihr auf Ganglängen, Service-Rhythmus und vegetarische/vegane Optionen. Allergien fragt ihr mit der Einladung ab. Ein klares Barkonzept (Getränkeauswahl, Ausschankregeln, Gläser, Eis) reduziert Wartezeiten. Wer mag, ergänzt Signature Drinks – euer „roter Faden“ im Glas. Plant Wasserstationen in der Nähe der Tanzfläche, damit niemand dehydriert.

Musik & Stimmung: Must-Play, No-Play, Eröffnungstanz

Eine kurze, präzise Must-Play-/No-Play-Liste wirkt Wunder. Sie lässt dem DJ Raum, gibt aber euren Geschmack vor. Der Eröffnungstanz – langsam begonnen – hilft dem Licht und der Kamera, Rhythmus zu finden. Danach darf es wilder werden. Klärt im Vorfeld, ob die Lautstärke zoniert werden kann (Tanzfläche lauter, Tische ruhiger) – so fühlen sich alle wohl.

Fotos ohne Hektik: First Look, Golden Hour, Gruppenlogik

Neben dem First Look blockt ihr ein 20-Minuten-Fenster zur Golden Hour. Gruppenfotos laufen am besten an einem festen, hellen Ort mit kurzer Laufdistanz. Eine Seite Familienliste (nach Gruppen sortiert) und eine helfende Hand pro Seite (Trauzeugen) sparen 20 Minuten Sucherei. Den Rest überlasst ihr dem dokumentarischen Blick – so bleibt die Reportage lebendig.

Sitzordnung & Barrierefreiheit: kurze Wege, gute Sicht

Plant Plätze mit guter Sicht für Großeltern, kurze Wege zu Bühne/Buffet/Sanitär, und denkt an Kinderbereiche mit Mal- oder Spielecke. Wer barrierefrei plant, nimmt Stress aus dem Abend – und alle fühlen sich gemeint. Eure Sitzordnung ist kein Puzzle, sondern eine Einladung zur Begegnung.

Logistik: Anfahrt, Parken, Shuttle

Eine Park- und Anfahrtsbeschreibung mit QR-Code und ein klarer Shuttle-Fahrplan (Hotel → Trauung → Location → Hotel) bringen Ruhe in den Tag. Definiert Abfahrtszeiten und kommuniziert eine Kontaktperson. So starten alle pünktlich – und kommen abends sicher heim. Für eine saubere Umsetzung und weitere Ideen schaut gern in unser Magazin: Hochzeitsblog.

Kleidung & Styling: Probentermine, Komfort, Notfälle

Plant Anproben mit Puffer, testet Schleier- und Haarschmuckbefestigung, lauft die Schuhe ein. Ein kleines Notfallset (Sicherheitsnadeln, Mini-Nähset, Blasenpflaster, Fleckenstift, Matter-Puder) rettet kleine Pannen. Abend-Flats machen den Rest des Tages leichter – und sehen auf Fotos oft großartig aus. Eine sorgfältige Auswahl findet ihr hier: Brautschuhe.

Papeterie-Details & Gastfreundschaft: kleine Dinge, große Wirkung

Tischkarten mit korrekter Namensschreibung, Menükarten gut lesbar, ein dezentes Gästebuch oder eine kreative Alternative (z. B. Audio-Gästebuch), WC-Körbchen mit kleinen Helfern (Deodorant, Haarspray, Pflaster) – alles Kleinigkeiten, die in Summe zeigen: Ihr habt an eure Gäste gedacht. Das fühlt man in jeder Minute.

Master-Checkliste – Phase 2 (9 bis 2 Monate)

• Einladungen versenden (Zeiten, Adressen, Dresscode, QR-Link, Ansprechpartner)
• Floristik & Deko finalisieren (saisonal, hitzeresistent, Reservevasen)
• Menü- und Getränkekonzept (Probe, Allergien, Bar-Setup, Wasserstationen)
• Musikliste (Must-/No-Play), Eröffnungstanz, Lautstärke-Zonen
• Fotoplan: First Look, Golden Hour, Gruppenort, Familienliste (1 Seite)
• Sitzordnung-Logik (Gute Sicht, kurze Wege, Kinderbereich)
• Anfahrt/Parken per QR-Code, Shuttle-Fahrplan mit Zeiten/Kontakt
• Kleidung: Anproben, Befestigungen testen, Schuhe einlaufen, Abend-Flats
• Notfallset, WC-Körbchen, Gästebuch/Gästespiel
• Verträge, Fälligkeiten, Anzahlungen – Abgleich & Bestätigungen

III. Die Hochzeitswoche & Tag X – Ablauf, Packlisten, After-Wedding

Die Vorfreude ist groß, der Kalender wird voller – jetzt hilft Struktur. In der Woche vor der Hochzeit verschiebt ihr keine Grundsatzentscheidungen mehr. Ihr bestätigt, packt, delegiert. Am Hochzeitstag selbst lebt ihr den Plan – mit Luft für echte Momente. Und danach? Sichert ihr eure Erinnerungen und schickt Danke mit Leichtigkeit.

Die Woche davor: bestätigen, packen, loslassen

Bestätigt alle Dienstleister kurz und freundlich (Ankunftszeit, Kontakt, Besonderheiten). Erstellt einen Ablauf-One-Pager für Trauzeugen, Foto, DJ und Location – Zeiten, Orte, Handy-Nummern, kurze Hinweise. Packt eine Box mit Details (Ringe, Papeterie-Set, Parfum, Schmuck, Accessoires), legt das Notfallset bereit und stellt Wasser/kleine Snacks fürs Getting Ready bereit. Wer mag, bereitet Dankeskarten vor – Adressen, Briefmarken, Grundtext – damit ihr nach der Hochzeit nur noch euer Lieblingsfoto einfügt. Ideen und Vorlagen findet ihr im Magazin: Hochzeitsblog.

Packlisten – was ihr wirklich braucht

Erfahrung zeigt: Weniger ist mehr, aber das Richtige muss mit. Für das Paar: Kleidung komplett (inkl. Ersatzstrumpfhose/Socken, Einlegesohlen), Schmuck, Uhr, Haarnadeln, Make-up zum Auffrischen, Taschentücher, Mini-Nähset, Blasenpflaster, Fleckenstift, Parfum, Handcreme, Wasser, kleine Snacks, Handy-Ladegerät/Powerbank. Für die Location: Reserveschuhe/Flats, Reservevasen, Feuerzeug/Streichhölzer (falls Kerzen erlaubt), Klebeband, Schere, Kabelbinder, Mehrfachsteckdose, Verlängerungskabel. Für die Fotos: saubere Kleiderbügel (breit/stabil), Stoffuntergrund für Detailshots, helle Schirme (bei Regen).

Getting Ready: Ruhe, Licht, kleine Rituale

Wählt helle Räume mit großen Fenstern, räumt eine Ecke auf (ruhiger Hintergrund), legt alle Details zusammen. Plant genug Zeit zum Ankleiden (inkl. Knöpfe, Schleifen, Haarschmuck). Ein kleiner Musik-Mix nimmt die Nervosität. Für die Fotos reicht eine Abfolge aus Mikrobewegungen: ein Griff an den Schleier, ein Blick in den Spiegel, ein Lachen mit den Trauzeugen – kleine Szenen, große Wirkung.

Trauung & Empfang: Nähe, die euch gehört

Ein kurzer First Look oder ein „Almost First Look“ (Händedruck an der Tür, ohne sich zu sehen) erdet. Nach der Trauung nehmt ihr euch 10 Minuten nur für euch – atmen, ankommen, fühlen. Währenddessen fangen Fotografin oder Fotograf Umarmungen ein. Gruppenfotos bündelt ihr an einem Punkt, Gäste finden euch später beim Empfang. Alles hat Zeit, weil ihr Puffer habt.

Feier & Abend: Musik, Licht, Rhythmus

Mit einem ruhigen Eröffnungstanz kann das Licht „lesen“, danach darf es lebendiger werden. Gute Durchsagen halten den Abend in Fluss (z. B. „Dessert jetzt geöffnet“, „Fotobox aktiv“). Wer mag, plant kurz vor Sonnenuntergang das Golden-Hour-Fenster – das sind die Bilder, die im Album oft ganz vorne landen. Später am Abend bringt eine kurze „Spotlight-Szene“ (ihr zwei im Lichtkegel, Lichtergirlanden im Hintergrund) dramatische, aber elegante Bilder.

Rechte, Privatsphäre, Foto-Hinweise

Sprecht kurz mit eurem Foto-Team, wie Bilder genutzt werden dürfen (Portfolio, Social, Blog). Ein kleiner, unaufdringlicher Hinweis an Gäste („Es wird fotografiert, wer nicht aufgenommen werden möchte, sagt kurz Bescheid“) schafft Sicherheit und Respekt. Je wohler sich alle fühlen, desto freier bewegen sie sich – das sieht man.

After-Wedding: Sichern, danken, erinnern

Sichert eure Bilddaten doppelt (Cloud + externer Speicher), wählt bewusst 20–30 Lieblingsmomente, die an die Wand oder ins Album kommen. Dankeskarten gehen am leichtesten von der Hand, wenn sie vorbereitet sind. Wer seine Brautschuhe weiter im Alltag tragen möchte, lässt sie einfärben – schön, nachhaltig, voller Erinnerungen: Färbeservice. Für weitere Tipps rund um Pflege, Reiniger und Aufbewahrung werft einen Blick ins Magazin: Hochzeitsblog.

Master-Checkliste – Phase 3 (Hochzeitswoche, Tag X, danach)

• Dienstleister-Bestätigungen (Zeit, Ort, Besonderheiten), One-Pager fertigstellen
• Detailbox packen (Ringe, Papeterie-Set, Schmuck, Accessoires), Notfallset bereitstellen
• Packliste fürs Paar (Kleidung komplett, Pflege, Technik, Snacks, Wasser)
• Location-Toolkit (Klebeband, Schere, Kabelbinder, Mehrfachsteckdose, Verlängerung, Feuerzeug)
• Getting-Ready-Raum hell & aufgeräumt, Musik-Mix
• Trauung/Empfang: 10-Minuten-Paarfenster, Gruppenfoto-Punkt
• Feier: Eröffnungstanz, Golden-Hour-Slot, dezente Durchsagen
• After-Wedding: Bilddaten doppelt sichern, 20–30 Favoriten wählen
• Dankeskarten versenden (vorbereitet), Schuhe färben lassen bei Wunsch
• Album/Prints planen, Erinnerungen sichtbar machen

Autorin: Anna-Marie.